Samarbetslagen reformeras: ändringar som träder i kraft den 1 juli 2025

Ändringarna i samarbetslagen höjer tröskeln för att tillämpa lagen och förkortar tiden för ändringsförhandlingar.

De viktigaste ändringarna i lagstiftningen är följande:

1. Lagens tillämpningsområde kommer att utökas så att lagen huvudsakligen endast gäller företag som sysselsätter minst 50 anställda.
2. Skyldigheterna gällande kontinuerlig dialog kommer att ändras så att en lättare dialogskyldighet gäller för företag med 20–49 anställda.
3. Minimiförhandlingstiderna för ändringsförhandlingar kommer att minskas med hälften av de tidigare minimitiderna.
4. Lagen kommer att införa en ny minimitid på 30 dagar från det att ett förhandlingsförslag lämnats in till dess att anställningsförhållandet upphör i vissa situationer.

Ändring av applikationsgräns

I framtiden kommer kooperativlagen huvudsakligen att gälla för företag med minst 50 ordinarie anställda. Tidigare har kooperativlagen gällt för företag med minst 20 anställda.

Ordet "regelbundet" betyder att när man beräknar antalet anställda hos en arbetsgivare beaktas till exempel inte antalet anställda per dag, utan snarare om det finns fler eller färre än 50 anställda under större delen av året.

Deltidsanställda räknas i allmänhet helt och hållet (och inte till exempel efter antalet arbetstimmar) i antalet anställda. Visstidsanställda räknas inte som anställda hos användarföretaget, utan snarare som anställda hos det uthyrande företaget. Inkluderingen av visstidsanställda beror på hur många visstidsanställda företaget har under större delen av året.

Vid en koncern räknas de anställda i varje koncernföretag separat. Om till exempel moderbolaget har 100 anställda och dotterbolaget har 15 anställda gäller kooperativlagen för moderbolaget men inte för dotterbolaget.

Skyldighet att förhandla om förändringar i företag med 20–49 anställda.

Som huvudregel gäller kooperativlagen för företag som sysselsätter minst 50 anställda. Dessutom gäller ett undantag för förändringsförhandlingar gällande uppsägningar, permitteringar och deltidsarbete, enligt vilket förändringsförhandlingar i vissa exceptionella situationer ska hållas även i företag med 20–49 anställda.

Enligt paragraf 16a i den reviderade kooperativlagen:

”En arbetsgivare med ett regelbundet antal anställda mellan 20 och 49 ska föra ändringsförhandlingar när arbetsgivaren överväger att säga upp minst 20 anställda, göra dem till deltidsanställda eller ensidigt ändra ett väsentligt villkor i anställningsavtalet av ekonomiska eller produktionsmässiga skäl, eller att permittera arbetstagare med stöd av 5 kap. 2 § 1 mom. 1 punkten i arbetsavtalslagen, inom en period av 90 dagar.”

Vad denna undantagsbestämmelse innebär i praktiken:

Utöver uppsägningar omfattar den ovannämnda undantagsbestämmelsen även permitteringar, deltidsarbete och ändringar i anställningsvillkoren på grund av uppsägning. Korta permitteringar på upp till 90 dagar omfattas dock inte av undantaget, vilket innebär att de inte omfattas av förhandlingsskyldigheten i företag med 20–49 anställda.

Vid bedömningen av om gränsen på 20 anställda som anges i bestämmelsen överskrids inom 90 dagar är det avgörande hur många uppsägningsmeddelanden (eller meddelanden om permittering, deltidsarbete eller ändring av villkor) som har lämnats inom 90 dagar. Därför är det inte avgörande till exempel hur många anställningsförhållanden som har upphört inom 90 dagar.

Undantagsregeln gäller inte ens om arbetsgivaren vet att det totala antalet avdrag är fler än 20, om fler än 20 avdragsanmälningar inte lämnas in inom 90 dagar.

Det är också viktigt att komma ihåg att 90-dagars granskningsperioden är "rullande", vilket innebär att det räcker med att permittera fler än 20 anställda under en sammanhängande 90-dagarsperiod.

Om arbetsgivaren ursprungligen avsåg att minska personalstyrkan med färre än 20 anställda inom 90 dagar, men situationen förändras, måste ytterligare minskningar bli föremål för ändringsförhandlingar. Att genomföra de första minskningarna utan förhandlingar blir dock inte retroaktivt olagligt.

Om antalet anställda i företaget efter de första minskningarna sjunker under 50, ska även de första minskningarna beaktas vid beräkningen av om gränsen på 20 anställda är uppfylld på 90 dagar.

Kontinuerlig dialog – förenklat förfarande för företag med 20–49 anställda

Syftet med reformen har varit att minska den administrativa bördan som den nuvarande lagstiftningen orsakar, särskilt för företag med färre än 50 anställda. Denna minskning av den administrativa bördan uppnås delvis också genom regleringen om kontinuerlig dialog i samarbetslagen.

Bestämmelserna för fortsatt dialog i framtiden är följande:

Företag som sysselsätter minst 50 anställda

I företag som regelbundet har minst 50 anställda kommer den löpande dialogen att förbli densamma som tidigare.

Arbetsgivaren ska föra en regelbunden dialog med personalrepresentanten för att utveckla företagets eller gemenskapens verksamhet och arbetsgemenskapen i lagstadgade frågor. Omfattningen av de frågor som omfattas av kontinuerlig dialog är mycket bred och dialog ska föras mellan arbetsgivaren och personalrepresentanten om bland annat följande frågor:

• företagets utvecklingsutsikter och ekonomiska situation
• regler, praxis och verksamhetsprinciper som gäller på arbetsplatsen
• om metoderna för att använda arbetskraft och personalstrukturen
• personalens kompetensbehov och kompetensutveckling
• om att upprätthålla och främja välbefinnande på arbetsplatsen i den utsträckning frågan inte behandlas enligt annan lagstiftning
• vissa frågor som härrör från annan lagstiftning

Dessutom ska arbetsgivaren utarbeta och upprätthålla en utvecklingsplan för arbetsgemenskapen i samarbete med personalrepresentanten.

Dialogen ska föras vid ett möte mellan arbetsgivaren och personalrepresentanten, vars arrangemang arbetsgivaren ska göra. Mötet ska hållas minst en gång per kvartal, om inte arbetsgivaren och personalrepresentanten kommer överens om annat. Om ärendet som är föremål för dialogen gäller mer än en personalgrupp, ska det diskuteras vid mötet med representanter för alla berörda personalgrupper.

I den mån personalen saknar ombud kan arbetsgivaren genomföra dialogskyldigheten genom att diskutera ärenden som är särskilt definierade i lagen vid ett gemensamt möte som anordnas minst en gång per år.

En personalrepresentant kan också inleda en dialog.

Företag med 20–49 anställda

I samband med reformen kommer skyldigheterna gällande kontinuerlig dialog att bli betydligt lindrigare i företag med 20–49 anställda. De frågor som omfattas av dialogen kommer inte att regleras på ett obligatoriskt sätt, som är fallet för företag med minst 50 anställda, men enligt den nya 7a § i lagen kommer ämnena för dialogen att definieras på ett sätt som företaget anser lämpligt. Om ingen överenskommelse kan nås om detta, kommer arbetsgivaren slutligen att avgöra vilka typer av frågor dialogen ska omfatta.

Dialogen förs i första hand med en personalrepresentant. Den kan också föras med hela personalen, om det överenskommits eller om personalen inte har någon representant. Riktlinjerna för dialogen och eventuella ändringar i dem ska dokumenteras och arbetsgivaren ska informera personalen om dem. Det räcker om de finns på företagets webbplats.

Även om kontinuerlig dialog enligt samarbetslagen kan vara relativt enkel att organisera i framtiden i företag med 20–49 anställda, är det viktigt att notera att det på andra ställen i lagstiftningen fortfarande finns skyldigheter att göra vissa planer eller att diskutera frågor i dialog även i företag med färre än 50 anställda. Sådana planer är främst jämställdhetsplaner, icke-diskrimineringsplaner och handlingsplaner för arbetarskydd. Frågor som i annan lagstiftning anges som ska diskuteras i kontinuerlig dialog inkluderar bland annat vissa frågor som anges i lagen om integritetsskydd i arbetslivet och personalfondslagen.

Om ett företag med 20–49 anställda dessutom har kommit överens om praxis för genomförande av dialog i enlighet med tidigare gällande lag, kan dessa praxis fortsätta att gälla om så önskas.

Minsta förhandlingstider

Tidigare var förhandlingar om förändringar för att minska användningen av arbetskraft tvungna att vara minst sex veckor eller 14 dagar långa. Efter att lagändringarna trätt i kraft kommer förhandlingarnas minimilängd att vara antingen tre veckor eller sju dagar, beroende på vilka frågor som ska diskuteras i förhandlingarna och antalet anställda i företaget eller organisationen.

Förhandlingar om personalminskningar måste därför följa en kort eller lång minimiförhandlingstid. Den korta förhandlingsperioden (i framtiden minst 7 dagar) är uppfylld om:

• förhandlingarna gäller uppsägning, permittering,
• deltidsarbete eller ensidig ändring av en väsentlig bestämmelse i anställningsavtalet
• förhandlingarna gäller permitteringar i högst 90 dagar;
• antalet anställda hos arbetsgivaren är mindre än 50;
• arbetsgivaren är föremål för rekonstruktionsförfaranden.

I andra situationer kommer en lång (i framtiden 3 veckor) förhandlingsperiod att iakttas.

Ny 30-dagarsfrist för uppsägning av anställning

Vid minskning av arbetskraftsanvändningen ska arbetsgivaren, utöver de kortaste förhandlingstiderna, beakta den nya tidsfristen som lagts till i 25a § i samarbetslagen, vilken i vissa situationer kan skjuta upp tidpunkten för anställningsförhållandenas upphörande. Den nya tidsfristen gäller när arbetsgivaren lämnar in ett förhandlingsförslag gällande sin plan att säga upp minst tio arbetstagare av produktions- och ekonomiska skäl. I detta fall får en uppsagd arbetstagares arbetsavtal inte sägas upp förrän 30 dagar har gått från det att förhandlingsförslaget lämnades in till arbetsmyndigheten.

Skyldigheten är en följd av EU-direktivet om kollektiva uppsägningar. Syftet är att ge arbetsförmedlingen tillräckligt med tid att utreda stödtjänster för arbetsförmedling tillsammans med arbetsgivaren. Underlåtenhet att följa bestämmelsen kan leda till att ersättning tilldöms arbetsgivaren. Det är därför viktigt att arbetsgivaren ser till att ett förhandlingsförslag lämnas in till arbetsförmedlingen när förhandlingarna inleds.

Kooperativlagen och kollektivavtal

Vissa kollektivavtal kan innehålla bestämmelser om samarbetsförhandlingar. Bestämmelserna kan skilja sig från de nya bestämmelserna i samarbetslagen som förklaras i denna guide.

För oorganiserade företag, dvs. företag som inte är anslutna till en arbetsgivarorganisation, bör det dock noteras att sådana kollektivavtal som rör samarbete och eventuellt avviker från samarbetslagen inte är allmänt bindande. Följaktligen följer oorganiserade företagare alltid endast samarbetslagens bestämmelser i fråga om samarbete.

Lagens ikraftträdande

Lagändringarna träder i kraft den 1 juli 2025. Om ett förhandlingsförslag gällande ändringsförhandlingar har lämnats in före den 1 juli 2025, gäller den tidigare gällande lagen för de aktuella minskningsförhandlingarna.

Om till exempel ett företag med 20–49 anställda har lämnat in ett förhandlingsförslag för förhandlingar om uppsägning av färre än 20 anställda före den 1 juli 2025, ska förhandlingarna föras i enlighet med den gamla lagen, även om förhandlingar inte behöver föras alls enligt den nya lagen. De tidigare gällande minimiförhandlingstiderna (14 dagar / 6 veckor) kommer att gälla även för förhandlingar som inletts med ett förhandlingsförslag som lämnats in före den 1 juli 2025.