ENTREPRENÖR, kom och gå med din egen! Ansluta sig till För företagare.
Att anställa en anställd
Var ska man börja när man anställer sin första medarbetare? Vad är inkomstregistret och hur kommer man överens om en provanställning? Få dessa tips när du anställer för första gången.
Innehåll
Arbetsgivarregister
En arbetsgivare betraktas skattemässigt antingen som en tillfällig eller regelbunden arbetsgivare. Ett företags registreringsstatus påverkar dess rapporteringsskyldigheter, till exempel: till inkomstregistret.
Registrera dig som arbetsgivare:
- Som en vanlig arbetsgivare Ett företag som är verksamt i Finland måste alltid registrera sig i arbetsgivarregistret. Du måste också lämna in anmälningar till inkomstregistret.
- Som en tillfällig arbetsgivare, dvs. om du anställer en tillfällig anställd, betalar lön tillfälligt eller endast anställer en fast anställd, behöver du inte registrera dig i arbetsgivarregistret. Du behöver inte lämna in några anmälningar till inkomstregistret om du inte betalar ut lön.
Regelbunden arbetsgivare
Om du är en fast arbetsgivare och är registrerad i arbetsgivarregistret ska du även anmäla till inkomstregistret de månader då lön inte betalas ut. Denna information anmäls i en separat anmälan.
Ditt företag är en vanlig arbetsgivare när:
- Ditt företag betalar regelbundet löner till två eller fler anställda
- Ditt företag betalar ut en regelbunden lön till en anställd och även till en eller flera anställda vars anställning är tillfällig eller avsedd att vara kortvarig.
- Ditt företag betalar löner till minst sex anställda samtidigt, även om deras anställningsförhållanden är tillfälliga och avsedda att vara kortvariga.
Tillfällig arbetsgivare
Om du till exempel anställer en tillfällig anställd eller bara betalar ut lön sporadiskt behöver du inte registrera dig i arbetsgivarregistret.
Ditt företag är en tillfällig arbetsgivare när:
- Ditt företag har bara en fast anställd
- Ditt företag har en till fem anställda vars anställningsförhållande inte varar hela kalenderåret.
Du behöver inte göra anmälningar till inkomstregistret om ditt företag inte finns med i arbetsgivarregistret och du inte betalar lön eller andra jämförbara ersättningar.
Vanliga frågor om anställning
Utöver lönen har en nyanställd även andra kostnader, såsom lönerelaterade kostnader, rekryteringskostnader och introduktionskostnader.
Om vissa villkor är uppfyllda kan du få ekonomiskt stöd för att anställa en arbetstagare om du gör det med lönebidrag eller genom lärlingsutbildning.
Oavsett om du söker nya medarbetare via en jobbannons eller via dina nätverk finns det flera saker att tänka på när du rekryterar. Lyckad rekrytering räcker långt och kostnaderna för rekrytering lönar sig. Lär dig hur du börjar rekrytera och vad du bör tänka på i processen.
Rekrytering och introduktion | Yrittajat.fi
Ett anställningsavtal fungerar som grund för ett anställningsförhållande. Vi har sammanställt vad du bör tänka på när du upprättar ett anställningsavtal, samt information om andra avtal du kan göra med en arbetstagare.
Värderar du fortfarande att anlita en anställd eller hyra ut arbetskraft? Läs mer om att hyra ut arbetskraft och underentreprenad.
Inkomstregister
Inkomstregistret är en elektronisk informationstjänst som upprätthålls av Skatteförvaltningen, där uppgifter om löner, pensioner och förmåner matas in för myndigheternas behov.
Uppgifterna rapporteras till inkomstregistret inom fem dagar efter varje betalningstransaktion och per inkomsttagare. Arbetsgivaren ska lämna inkomstregistret uppgifter om utbetalda löner i en löneanmälan, oavsett om företaget finns med i arbetsgivarregistret eller inte. Dessutom ska arbetsgivaren rapportera arbetsgivarens sjukförsäkringsavgifter till inkomstregistret i en separat arbetsgivardeklaration.
Varje arbetsgivare avgör själv hur omfattande de vill rapportera information till inkomstregistret eller om de bara vill rapportera den obligatoriska informationen. Ur arbetsgivarens perspektiv kan det vara lämpligast att lämna så omfattande information som möjligt vid löneutbetalningar, eftersom det minskar mängden utredningsarbete som behöver göras i efterhand. Arbetsgivaren bör bedöma vad som är den bästa lösningen för det egna företaget.
Inkomstregistret i ett nötskal
- Som arbetsgivare måste du anmäla utbetalda löner till inkomstregistret, även om du inte är införd i arbetsgivarregistret.
- Om du är en fast arbetsgivare ska du också anmäla till inkomstregistret de månader då du inte betalar lön.
- Du kan bara rapportera obligatorisk information till registret i enlighet med minimikraven, eller mer noggrant, vilket minskar det potentiella utredningsarbetet som måste göras i efterhand.
Snabbguide till inkomstregistret för företagare
Vi har sammanställt den viktigaste informationen för företagare gällande inkomstregistret. Kolla in den kostnadsfria guiden!
Frivilliga uppgifter i inkomstregistret, eller så kallade kompletterande uppgifter, är uppgifter som behövs för bland annat förmånsbeslut, fastställande av kundavgifter och handläggning av ansökningar.
Förmåner som arbetsgivaren söker belastar naturligtvis arbetsgivaren direkt, medan förmåner som arbetstagaren söker belastar arbetsgivaren indirekt, när arbetstagaren begär en lönespecifikation från arbetsgivaren vid behov eller förmånsgivaren begär ytterligare information. När arbetsgivaren lämnar ytterligare information omedelbart efter löneutbetalningen minskar efterhandsarbetet och det manuella utredningsarbetet.
Det mest rekommenderade och enklaste sättet är att överföra löneuppgifter till inkomstregistret via ett tekniskt gränssnitt. Det innebär att en elektronisk förbindelse har byggts mellan lönesystemet och inkomstregistret, vilket gör att informationen kan överföras tillförlitligt och automatiskt mellan de två systemen. Detta minskar antalet manuella arbetssteg. Om du vill automatisera rapporteringen av löneuppgifter, se till att ett tekniskt gränssnitt har byggts från lönesystemet till inkomstregistret.
Du kan få mer information om det tekniska gränssnittet från till exempel redovisningsbyråer och Från skatteförvaltningen.
Elektroniska transaktioner är ett grundläggande krav i inkomstregistret. Information kan endast rapporteras på pappersblankett av särskilda skäl. En särskild anledning kan till exempel vara situationer där en fysisk person, ett dödsbo, en tillfällig arbetsgivare eller en utlänning inte skulle ha möjlighet att lämna information elektroniskt. Information kan inte rapporteras till inkomstregistret per telefon, utan måste rapporteras i ett föreskrivet format.
Du kan lära dig mer om elektronisk löneberäkning och rapportering i den kostnadsfria kursen som riktar sig specifikt till småföretag och hushåll. lön.fi tjänsten, som är en lagstadgad myndighetstjänst. Tjänsten Palkka.fi gör det möjligt att beräkna företags löner och rapportera informationen direkt till inkomstregistret.
Skatteförvaltningen kommer att påföra den anmälningsskyldige en avgift om:
- anmälan är ofullständig eller innehåller fel och
- anmälan inte har rättats trots begäran, eller
- En godtagbar förklaring till underlåtenheten att rapportera har inte lämnats inom den angivna tidsfristen.
Skatteförvaltningen får inte påföra någon förseningsavgift, eller den kan sänkas om det finns en berättigad orsak till förseningen. Förseningsavgiften är 100–1000 euro, beroende på antalet felaktiga eller ofullständiga deklarationer.
Läs mer om försummelseavgiften i Skatteförvaltningens anvisningar.
Skyddstillsyn
En prövotid är en period i början av ett anställningsförhållande som ger arbetsgivaren och arbetstagaren rätt att säga upp anställningsavtalet omedelbart under prövotiden utan särskilda skäl för uppsägning. Uppsägning får dock inte ske på oskäliga eller diskriminerande grunder.
En prövotid kan avtalas i både ett tillsvidareanställningsavtal och ett tidsbegränsat anställningsavtal:
- I ett anställningsavtal som gäller tillsvidare får prövotiden enligt arbetsavtalslagen vara högst sex månader. Om arbetstagaren har varit frånvarande från arbetet under prövotiden på grund av funktionsnedsättning eller föräldraledighet har arbetsgivaren rätt att förlänga prövotiden. Prövotiden kan förlängas med en månad för varje 30 kalenderdagars frånvaro.
- I ett tidsbegränsat anställningsavtal får prövotiden, inklusive förlängningar, inte överstiga hälften av anställningsavtalets längd, men inte mer än sex månader.
Arbetsgivaren och arbetstagaren kommer överens om en prövotid, och om en prövotid avtalas ska den anges i anställningsavtalet.
Medlem! I dokumentbanken hittar du en färdig mall för att säga upp ett anställningsavtal under en provanställning.
Provanställning och tidsbegränsad anställning
I efterföljande tidsbegränsade anställningsavtal kan en ny prövotid inte avtalas om arbetstagarens arbetsuppgifter inte väsentligt har förändrats. En prövotid kan avtalas om arbetstagarens arbetsuppgifter tydligt förändras från det föregående anställningsavtalet.
Om en arbetstagares arbetsuppgifter förändras väsentligt under anställningsförhållandet, kan arbetsgivaren och arbetstagaren komma överens om att en prövotid börjar i samband med ändringen. Arbetstagaren återgår då till sin tidigare tjänst om arbetsgivaren beslutar att säga upp anställningsavtalet under den prövotid som avtalats i samband med tjänsteändringen.
Vanliga frågor om skyddstillsyn
En prövotid är en prövotid som arbetstagaren och arbetsgivaren kommer överens om i början av anställningsförhållandet. Under prövotiden kan arbetsgivaren säga upp anställningsavtalet av mindre allvarliga skäl, så länge uppsägningsgrunderna inte är diskriminerande. Prövotiden ska alltid avtalas separat i arbetsavtalet.
Prövotiden får vara högst sex månader. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan komma överens om en kortare prövotid.
Arbetsgivaren och arbetstagaren kan i anställningsavtalet fritt komma överens om att använda en prövotid i början av anställningsförhållandet, så länge dess längd är högst sex månader. Pröotiden ger båda parter möjlighet att säga upp anställningsavtalet på mer flexibla villkor och utan uppsägningstid om anställningsförhållandet inte uppfyller förväntningarna.
En arbetstagare kan säga upp ett anställningsavtal under en prövotid. I detta fall har arbetstagaren ingen uppsägningstid, utan anställningsförhållandet upphör omedelbart.
Arbetsgivaren kan förlänga prövotiden under vissa förutsättningar. Om arbetstagaren har varit frånvarande från arbetet under prövotiden på grund av funktionsnedsättning eller föräldraledighet har arbetsgivaren rätt att förlänga prövotiden. Prövotiden kan förlängas med en månad för varje 30 kalenderdagar. Arbetsgivaren ska informera arbetstagaren om arbetsgivaren vill förlänga prövotiden på grund av frånvaro.
Som medlem i Företagarföreningen får du kostnadsfri juridisk rådgivning.
Som medlem får du även kostnadsfri rådgivning om frågor som rör anställning. Bli inte ensam med dina frågor, utan kontakta rådgivningstjänsten. Om du inte är medlem ännu, gå med nu!
Förlängning av provanställning
Förlängning av prövotiden innebär att prövotiden förlängs efter att arbetstagaren återvänt till arbetet med samma antal månader som arbetstagaren var frånvarande från arbetet på grund av sjukdom eller familjeledighet.
Arbetsgivaren har rätten att förlänga prövotiden med en månad varje period av invaliditet eller familjeledighet inkluderad Per 30 kalenderdagarom arbetstagaren har varit frånvarande från arbetet under prövotiden på grund av funktionsnedsättning eller familjeledighet.
Vad man bör tänka på:
- Kalenderdagar behöver inte ackumuleras från en enda frånvaroperiod. Frånvarodagar på grund av funktionsnedsättning eller föräldraledighet läggs ihop.
- Dagar som den anställde har arbetat oavsett funktionsnedsättning eller föräldraledighet räknas inte med.
- Arbetsgivaren måste alltid meddela arbetstagaren om förlängning av prövotiden före prövotidens utgång, eftersom prövotiden inte förlängs automatiskt.
Vid beräkning av kalenderdagar beaktas alla kalenderdagar som ingår i perioden för sjukledighet eller familjeledighet, inklusive helgdagar.
Arbetsgivaren har möjlighet att förlänga prövotiden endast baserat på kalenderdagar som ingår i sjukledighetsperioden eller föräldraledigheten och som: är föremål för villkorlig dom.
Exempel på att slutföra 30 kalenderdagar
Prövantiden började den 15 februari 2025 och slutar den 14 augusti 2025. Arbetstagaren har varit frånvarande från arbetet på grund av sjukdom i 29 kalenderdagar under prövotiden. Arbetsgivaren har inte rätt att förlänga prövotiden. Om arbetstagaren har varit frånvarande i 30 kalenderdagar har arbetsgivaren rätt att förlänga prövotiden med en månad till och med den 14 september 2025. I detta fall ska arbetsgivaren meddela arbetstagaren senast den 14 augusti 2025.
Exempel på beräkning av kalenderdagar
En anställd arbetar fem dagar i veckan. Han är frånvarande från arbetet mellan torsdag och tisdag på grund av sjukdom och återvänder till arbetet på onsdag. Detta motsvarar sex kalenderdagar. Om den anställde vore frånvarande från måndag till fredag, dvs. "hela veckan", och återvänder till arbetet följande måndag, skulle detta motsvarar sju kalenderdagar.
Exempel på frånvaro delvis på villkorlig grund
Prövan började den 15 februari 2025 och slutade den 14 augusti 2025. Arbetstagaren har varit frånvarande från arbetet på grund av funktionsnedsättning från den 20 juli till den 21 augusti 2025, dvs. totalt 33 dagar. Eftersom endast 27 kalenderdagar av arbetsoförmågan hänförs till prövotiden har arbetsgivaren dock inte rätt att förlänga prövotiden.
Längre frånvaro under provanställningstiden
Prövan kan endast förlängas om arbetstagaren har varit frånvarande på grund av arbetsoförmåga eller familjeledighet i minst 30 kalenderdagar under den ursprungligen avtalade prövotiden. Om ytterligare 30 kalenderdagar ackumuleras under arbetstagarens arbetsoförmåga eller familjeledighet kan prövotiden förlängas igen.
Vid längre frånvaro meddelar arbetsgivaren arbetstagaren om förlängningen av prövotiden, med hänsyn till frånvarons beräknade längd. Om arbetstagaren återvänder från föräldraledigheten tidigare än aviserat ska detta beaktas vid fastställandet av prövotidens slut.
Exempel på förlängning av prövotiden efter de första 30 dagarna
Prövantiden började den 15 februari 2025 och slutar den 14 augusti 2025. Arbetstagaren har varit frånvarande från arbetet på grund av sjukdom i 58 kalenderdagar under prövotiden. Eftersom de 30 kalenderdagarna har uppnåtts har arbetsgivaren rätt att förlänga prövotiden med en månad till den 14 september 2025 genom att meddela arbetstagaren om detta senast den 14 augusti 2025.
Arbetstagarens arbetsoförmåga fortsätter i ytterligare två kalenderdagar (58 + 2) under den "förlängda prövotiden". När ytterligare 30 kalenderdagar har avklarats har arbetsgivaren rätt att förlänga prövotiden med en månad till och med den 14 oktober 2025 genom att meddela arbetstagaren senast den 14 september 2025.
Exempel på förlängning av prövotiden vid längre frånvaro
Prövan har börjat den 1 januari 2025 och slutar den 30 juni 2025. Arbetstagaren meddelar att hen kommer att vara föräldraledig från och med den 30 mars 2025 till och med den 30 januari 2026 (cirka 10 månader). Ovan nämnda period omfattar tio hela perioder om 30 kalenderdagar. Arbetsgivaren har därför rätt att förlänga prövotiden med tio månader till och med den 30 april 2026. Arbetstagaren ska underrättas om detta senast den 30 juni 2025, dvs. före utgången av den ursprungliga prövotiden.
