Fakturering

Hur räknar jag?

Det är en bra idé att skicka fakturan direkt efter att du har levererat produkten eller tjänsten till din kund. När du fakturerar snabbt ger du en professionell bild av din verksamhet – och du säkerställer att pengarna som tillhör dig inte sitter på andras konton och samlar på sig ränta.

Allt fler företag, organisationer och myndigheter accepterar endast elektroniska fakturor. Det är en kostnadseffektiv och säker metod, då e-fakturan redan innehåller den information som krävs för fakturan. Onlinefakturor syns snabbt i båda parters ekonomistyrningssystem.

Förutom banker finns det flera nätfakturamäklare i Finland, vars prissättningsprinciper skiljer sig åt. Det finns också skillnader i hur de passar större eller mindre företagare eller hur de arbetar med olika bankers system. Det är därför värt att noggrant bekanta dig med olika operatörers praxis.

För en nystartad företagare är en e-faktura som skickas via din egen bank det enklaste sättet, men det är en bra idé att kontrollera vilka arkiveringsrutiner som följs om du byter bank av någon anledning.

De flesta företag accepterar fakturor som tas emot via e-post i PDF-format. Vissa tar även emot pappersfakturor, men måste ofta skicka dem vidare till en separat faktureringstjänst för skanning. Detta orsakar alltid en viss försening i fakturacirkulationen och medför portokostnader.

Det finns färdiga fakturamallar på nätet som du kan modifiera för att passa ditt eget företag. Naturligtvis kan du även skapa din egen fakturamall efter ditt företags behov.

Fakturaposter

Det är viktigt att du från början lär dig att markera allt korrekt på de fakturor du skickar. Mervärdesskattelagen bestämmer till stor del vad som ska stå på fakturor.

Fakturainformationen ovan ingår automatiskt i de fakturamallar som fylls i av faktureringsprogram. Om du använder en redovisningsbyrå kan deras tjänster innehålla deras egen faktureringsprogramvara.

Vilka betalningsvillkor ska en företagare ge för sina fakturor? Och hur mycket kan du rimligen ta ut som faktureringstillägg?

Priser och betalningsvillkor

Det är en bra idé att skicka fakturan direkt efter att du har levererat produkten eller tjänsten till din kund. När du fakturerar snabbt ger du en professionell bild av din verksamhet – och samtidigt ser du till att pengarna du är skyldig kommer in på ditt företags konto. Välskött fakturering hjälper till att hålla kassaflödet i balans.

Enligt lagen får betalningstiden för en faktura inte överstiga 30 dagar. Betalningstiden får endast överstiga 30 dagar om det har avtalats mellan parterna, det vill säga enligt lagen räcker det inte med ensidig underrättelse för att förlänga betalningstiderna.

För att säkra kassaflödet bör småföretagare försöka förhandla fram kortast möjliga betalningstid för de fakturor de skickar, upp till 7 dagar.

I praktiken kan dock små och medelstora företag behöva gå med på långa betalningsperioder som deras partners eller kunder kräver. Små företag kanske inte har en stor kassabuffert, vilket kan göra det svårt att betala sina egna räkningar.

Konsumenter är i allmänhet föremål för en minsta betalningsperiod på 14 dagar. Om ingen förfallodag har överenskommits ska fakturan betalas inom en månad från det att den har skickats.

Rimlig faktureringsavgift

Konsumentombudsmannen har anfört att ett faktureringstillägg endast kan tas ut av konsumenten om konsumenten har valt ett betalningssätt som avviker från huvudregeln; till exempel när en konsument önskar få fakturan skickad hem till sig istället för att betala kontant.

Företagaren måste erbjuda konsumenten minst en standardbetalningsmetod utan extra avgifter för att ta ut ett faktureringstillägg. Faktureringstillägget ska även avtalas med konsumenten vid köp eller beställning. Om företagaren inte erbjuder ett riktigt gratis betalningsalternativ kan inget faktureringstillägg tas ut.

Faktureringspåslaget ska baseras på faktiska kostnader och får inte vara orimligt högt. Tilläggets skälighet bedöms i euro, eftersom kostnaderna för att upprätta en faktura ofta inte beror på beloppet som ska faktureras.

Referens- och dröjsmålsräntor

Om din kund inte betalar en faktura i tid har du rätt att debitera dem dröjsmålsränta.

Dröjsmålsränta börjar löpa på en obetald faktura från förfallodagen. Om förfallodagen råkar vara en helgdag kan dröjsmålsränta tas ut först från första bankdagen. Skyldigheten att betala dröjsmålsränta uppstår automatiskt. Ditt företag behöver inte skicka en betalningsförfrågan, påminnelse eller klagomål för att börja ta ut dröjsmålsränta.

Om fakturan inte nämner någon förfallodag alls, börjar dröjsmålsränta löpa 30 dagar efter att fakturan skickats. Konsumenten behöver dock inte betala dröjsmålsränta för tiden innan fakturan eller kravet tas emot.

Dröjsmålsräntans belopp består av referensräntan och tilläggsräntan som fastställs av Europeiska centralbanken var sjätte månad.

Storleken på ytterligare ränta är olika i konsumenthandel och handel mellan företag. Därför kan du ta ut olika dröjsmålsränta vid försäljning till konsument eller annat företag.

Enligt räntelagen får du ta ut en konsument med högst 7 % dröjsmålsränta, det vill säga en ränta som är 7 % högre än den aktuella referensräntan som fastställts av Europeiska centralbanken.

Du kan ta ut 8 % dröjsmålsränta från ett annat företag eller offentligt organ, det vill säga 8 % högre ränta än referensräntan.

Om din kund betalar en faktura för sent men underlåter att betala dröjsmålsräntan ska du lämna in ett yrkande om betalning av dröjsmålsräntan inom skälig tid.

Om betalningen är försenad

Om en konsumentkund inte betalar

Så här gör du när din konsumentkund inte betalar:

Betalningspåminnelse

Om din kund inte betalar sina fakturor i tid kan du skicka en betalningspåminnelse. Enligt lag kan konsumentkunder få en betalningspåminnelse när en betalning är 14 dagar försenad. När du skickar en påminnelse är det bra att tydligt ange att om fakturan inte är betald på förfallodagen kommer fordran att drivas in.

Följande information ska finnas med i betalningspåminnelsen:

• borgenärens namn och adress
• grund för kravet, fakturaspecificering och total fakturabelopp
• Betalningsadress och förfallodatum
• gäldenärens möjlighet att lämna synpunkter på fordringens belopp och grund samt kontaktuppgifter där kommentaren kan lämnas.

Du kan debitera konsumenten en maxavgift på 5 euro för att utfärda en betalningspåminnelse. Vid företagsinkasso kan högst 12 euro tas ut för en skriftlig betalningspåminnelse.

Inkassobrev eller betalningskrav

Om en kund trots påminnelse inte betalar sin faktura kan du skicka ett inkassobrev. Du kan skicka ett inkassobrev till en konsumentkund 14 dagar efter betalningspåminnelsen och ta ut max 5 euro för det.

Följande information ska ingå i inkassobrevet:

• borgenärens namn och adress
• grund för anspråk
• specificerad kapital, ränta, dröjsmålsränta och inkassokostnader av fordran
• totalbelopp som krävs
• till vem, hur och när fordran ska betalas,
• gäldenärens möjlighet att lämna synpunkter på fordringens storlek och grunden för den samt uppgift om när och till vem synpunkterna ska lämnas.

Du kan själv hantera betalningspåminnelser och inkassobrev. I många elektroniska faktureringssystem är detta till stor del automatiserat.

Om en annan näringsidkare inte betalar

Om en annan verksamhet inte betalar sin faktura i tid kan du även skicka en betalningspåminnelse först. Om det inte fungerar kan du skicka honom en betalningsförfrågan.

Företag och företag får debiteras högst följande kostnader för ett betalningsanspråk om indrivningen sköts av en professionell inkassoombud såsom inkassobyrå:

• 50 euro om fordringens kapitalbelopp inte överstiger 500 euro;
• 70 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 500 euro, dock högst 2 500 euro;
• 90 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 2 500 euro men högst 10 000 euro;
• 110 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 10 000 euro;
• 50 euro om fordran är direkt verkställbar

Hälften av ovanstående. det belopp som nämns i punkt 10 om det är ett nytt betalningsanspråk för samma fordran. Inkassokostnader får endast tas ut av gäldenären för betalningspåminnelse eller betalningskrav om det har gått minst XNUMX dagar sedan föregående betalningspåminnelse eller betalningskrav skickades.

Högst 100 euro för ett betalningsföreläggande under hot om konkurs, plus kostnader för bevisdelgivning. Högst 110 euro kan debiteras för ett inkassobrev som direkt avser en verkställbar fordran.

Vid indrivning av samma fordran kan gäldenären åläggas inkassokostnader för högst två betalningskrav, högst ett utkast och högst en betalningspåminnelse. Gäldenären kan dock endast åläggas inkassokostnader för ett betalningsanspråk om ett utkast används för att driva in skulden. Gäldenären får debiteras inkassokostnader för högst en betalningsplan. Gäldenären kan dock åläggas att betala inkassokostnader för högst två betalningsplaner om huvudbeloppet för den fordran som ska drivas in är mer än 500 euro.

De maximala totala inkassokostnaderna som kan krävas av gäldenären för indrivning av samma fordran är följande:

• 250 euro om fordringens kapitalbelopp inte överstiger 500 euro;
• 470 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 500 euro, dock högst 2 500 euro;
• 550 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 2 500 euro men högst 10 000 euro;
• 620 euro om fordringens kapitalbelopp är över 10 000 euro

Om borgenären driver in sina egna fordringar tillåter lagen att högst 12 euro tas ut för betalningsanspråket. Detsamma gäller en situation där ett företag i ett koncernförhållande driver in ett annats fordringar.

Experthjälp är ofta nödvändig om betalningspåminnelser inte ger resultat och du måste ta till faktisk inkasso. Det kan vara vettigt att överlåta inkasso till ett professionellt företag, så att du kan fokusera på att driva ditt eget företag. Yrkesmässig inkassoverksamhet i Finland kräver tillstånd, och du kan hitta tillförlitliga tillståndskontor, till exempel på Finlands Inkassoföretags och Regionförvaltningsverkets webbplatser.

Hanterar

Ett utkast skiljer sig från ett vanligt inkassobrev. Det är ett skriftligt betalningskrav som kräver betalning inom angiven tid under hot om att underlåtenhet att efterkomma kravet kommer att offentliggöras eller införas i kreditupplysningsregistret.

Med Trata kan du hämta ut en obetald faktura från en annan företagare, men du kan inte skicka en till en konsumentkund.

Effektiviteten av affären är baserad på hotet om offentlig protest, eftersom de negativa konsekvenserna av publicitet uppmuntrar människor att betala av skulden. Ett utkast är dock inte en rättslig inkasso, och det kan inte användas för att få ett beslut som är verkställbart.

De maximala kostnaderna för att använda Trata är:

• 110 euro om fordringens kapitalbelopp inte överstiger 500 euro;
• 125 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 500 euro, dock högst 2 500 euro;
• 140 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 2 500 euro men högst 10 000 euro;
• 155 euro om fordringens kapitalbelopp är mer än 10 000 euro;
• 110 euro om fordran är direkt verkställbar

Ett utkast får inte sändas förrän en betalningspåminnelse har utfärdats eller sänts till gäldenären med fastställelse av en frist på minst 10 dagar för betalning av fordran eller för att lämna synpunkter på fordringen och fristen har löpt ut.

En transaktion får publiceras eller anmälas för införande i kreditupplysningsregistret tidigast 14 dagar efter att den skickats. Ett utkast får inte publiceras eller anmälas för införande i kreditupplysningsregistret senare än 60 dagar efter det att det avsänts, om inte annat skriftligen eller elektroniskt överenskommits mellan borgenären eller någon som handlar på dennes vägnar och gäldenären.

Juridisk samling

Om du har använt alla ovanstående inkassometoder och din kund inte har betalat sin skuld är den sista utvägen att driva in pengarna med lagliga medel.

Rättsprocesser kan bli dyra, så det är viktigt att noga bedöma riskerna och gäldenärens ekonomiska situation innan man fattar beslut om att gå vidare med rättslig inkasso.

Ett tydligt och ostridigt yrkande samlas vanligtvis in med en kort stämning i ett så kallat summariskt förfarande. Det innebär en enklare process än normalt, som avgörs av tingsrätten i skriftlig handläggning.

I stämningsansökan ska framgå specifika uppgifter om de krav, ränta, inkasso och rättegångskostnader samt ett noggrant identifierat avtal, åtagande, faktura eller annan skriftlig bevisning som ligger till grund för kravet.

Stämningsansökan kan lämnas till tingsrätten per post eller mejl. Rätten är domstolen där gäldenären har hemvist, om inte annat avtalats. Tingsrätten har vanligtvis blanketter redo som du kan använda för att själv lämna in en stämningsansökan. I tingsrätten är det lämpligt att kräva både skäliga indrivnings- och rättegångskostnader. Det finns övre gränser för konsumenternas tillgänglighetskrav.

Stämningsansökan delges gäldenären, som har 14 dagar på sig att svara.

Om gäldenären

• ger inget svar
• eller ange skäl för att motsätta sig anspråket
• eller åberopar en grund som uppenbarligen inte har någon betydelse för målets lösning,

en ensidig dom meddelas i målet.

Om gäldenären invänder mot fordringarna går ärendet vidare till en normal rättegång, där muntliga och skriftliga förberedelser kommer att hållas.

En gäldenär som får en ensidig dom kan ansöka om indrivning, eller överklagande av domen, inom 30 dagar. I detta fall kommer ärendet att utredas grundligt vid en tingsrättsförhandling.

Inkasso vid transaktioner mellan företag

Förändringen drivs av en vilja att dämpa orimligt höga inkassokostnader, som i praktiken tidigare kunde drivas in från företag som hade svårt att betala sina skulder.

Bestämmelserna om konsumentinkasso har varit oförändrade i kostnadshänseende.

Viktiga ändringar

Vad gör du om du tycker att inkassokostnaderna är orimliga?

Hantera inkassokostnader som du finner orimliga enligt följande:

1. Klago omedelbart till inkassobyrån och begär en skriftlig sammanställning av orsakerna till kostnaderna och de vidtagna inkassoåtgärderna.
2. Om det efter förhandlingar och inkassoverkets redogörelse inte kan nås enighet om kostnadernas skälighet kan du kontakta Regionförvaltningsverket i Södra Finland och höra dig för om myndighetens ställningstagande i ärendet. Observera att Regionförvaltningsverket endast tar ställning till inkassoverkets verksamhet, inte till giltigheten av själva kontraktet eller fakturans lämplighet.
3. Vidarebefordra regionförvaltningsmyndighetens ställningstagande till inkassomyndigheten och fortsätta förhandlingarna om rimliga kostnader. Om detta inte heller ger resultat kan du göra en officiell anmälan till Regionförvaltningsverket i Södra Finland. Vi rekommenderar att du gör en anmälan genom att fylla i formuläret på Regionförvaltningsverkets hemsida. form. Lämna anmälan med bilagor till Regionförvaltningsverket antingen per mejl till kirjaamo.etela@avi.fi eller per post till Regionförvaltningsverket i Södra Finland, PB 110, 00521 Helsingfors.
4. Meddela inkassoverket skriftligen att du har gjort en myndighetsanmälan till Regionförvaltningsverket och begär att indrivningen av kostnader ska ställas in till dess att Regionförvaltningsverket tagit ställning i ärendet.
5. Om kravet i sig är befogat, trots de orimligt höga inkassokostnaderna och deras tvist, ska du utan onödigt dröjsmål betala skulden/fordrans kapital och en skälig del av kostnaderna till inkassobyrån.

Om du anser att indrivningen är olaglig eller olämplig, eller att kravet är helt ogrundat, rekommenderas att omedelbart lämna in ett klagomål till inkassobyrån.

Det kan även uppstå tvister kring fakturor med dina egna konsumentkunder och du kan behöva ta till inkasso.