Finanshantering
Oavsett vilken bransch ditt företag verkar i behöver du ekonomisk förvaltning för att driva det framgångsrikt. Det betyder åtminstone ett bankkonto och bokföring.
Ekonomistyrning är en central del av affärsverksamheten. Den omfattar allt som har med ett företags finansiella transaktioner att göra: till exempel bokföring, köp- och försäljningsfakturor samt löner. Ekonomistyrningen tar fram information om ett företags ekonomi, i första hand för företagaren själv, men även för externa parter, till exempel finansiärer.
Bolagets ekonomi
Som företagare behöver du vara medveten om ditt företags ekonomi, det vill säga intäkter och utgifter. Du behöver inte vara ett geni på siffror, men du måste hålla ordning på vissa saker. Som tur är har du skickliga yrkesmän som hjälper dig.
Företagets ekonomi blir relevant vid upprättande av affärsplan och tillhörande beräkningar. Generellt sett är syftet med ett företag att göra vinst, så som företagare är det viktigt för dig att spåra dina inkomster och utgifter. Du måste också se till att ditt företag har pengar i kassan.
Ditt företags fakturering måste vara på plats innan du startar verksamheten. Ju snabbare du får pengarna för de produkter eller tjänster dina kunder köper, desto bättre. Effektiv fakturering hjälper till med detta.
Det är en bra idé att övervaka ditt företags konto eller ekonomisystem för att säkerställa att fakturor betalas. Om en kund inte betalar inom förfallodagen är det värt att reagera på situationen snabbt. I slutändan är det enda alternativet inkasso.
Entreprenörsakademins utbildning som stödjer dig
Delta i utbildningar, webbseminarier och onlinekurser där du bland annat lär dig:
- grunderna i ekonomisk förvaltning för småföretag
- grunderna för ett lönsamt företag
- fördjupande teman inom ekonomisk förvaltning.
Företagsredovisning
Som företagare ansvarar du för att din bokföring hålls korrekt. Redovisning omfattar även bokslut och revision.
Även om du lägger ut din bokföring och annan ekonomihantering på en professionell, är det en bra idé att förstå grunderna i bokföring i allmänhet. När din bokföring är uppdaterad kan du använda den för att göra planer och prognoser, samt budgetkassaflöde och verksamhetsutveckling.
Ditt företags beskattningsbara inkomst och momsredovisning för inkomstskatt baseras på redovisningssiffror. Till exempel redovisas moms ofta månadsvis, vilket i sig skapar ett ramverk för månadsbokföring. Tidtabellerna är strikta, eftersom sena ankomster kommer att resultera i extra avgifter. Utbetald lön ska redovisas senast den femte kalenderdagen efter utbetalningsdagen och separat rapport ska också lämnas månadsvis. Ett företags inkomstdeklaration lämnas in årligen.
Revisorn gör sitt arbete utifrån den information du ger honom eller henne. Därför måste du se till att din revisor får allt de behöver – till exempel varje faktura du skickar till en kund eller ett kvitto på affärsmaterial du köper.
Företagaren ansvarar för att bevara bokföring och underlag under den föreskrivna perioden: bokföring i minst tio år från räkenskapsårets slut och styrkande handlingar, såsom kvitton och fakturor, i minst sex år från utgången av det år då räkenskapsåret slutade. I vissa fall kan lagringstiden vara längre. I praktiken kan lagringen av uppgifterna även skötas av en revisionsbyrå, om så avtalats. Dokument kan lagras antingen i pappersformat eller elektroniskt format.
Bokföringslagen och centrala redovisningsbegrepp
Bokföringen regleras av bland annat: bokföringslagen ja momslagen. Regelverket varierar beroende på de olika företagsformerna och företagets storlek.
bokföringslagen föreskriver i detalj hur ett företag av vilken storlek som helst ska sköta sin bokföring. Exempelvis är kravet på att behålla kvitton och tidsplanen för att slutföra bokslut specificeras i lag. Följande anvisningar bygger på bokföringslagen och etablerad praxis i branschen.
Bokföring kan göras enkel och dubbel. För en enskild firma kan det räcka med engångsredovisning. Du kan kontrollera kriterierna för redovisningsskyldighet i bokföringslagen.
Räkenskapsperiod är vanligtvis 12 månader. För ett företag som använder dubbelbokföring kan räkenskapsperioden vara en annan än kalenderåret, men för enstaka bokföring är det alltid kalenderåret.
Den första redovisningsperioden kan vara kortare eller längre eftersom redovisningsperioden börjar från den dag du etablerar företaget. Den första räkenskapsperiodens maximala längd är 18 månader.
I bokföring kupong betyder alla dokument som registrerar köp- eller försäljningstransaktioner. Till exempel är en faktura skriven för en såld tjänst ett försäljningsdokument. Kvitton, inventarielistor och kontantuttagsbevis ingår också i bokföringshandlingarna.
Lagen anger i detalj vilka uppgifter som ska ingå i handlingarna. Var försiktig med fakturorna du skickar till exempel!
Baserat på kvitton kommer din revisor att göra inspelning d.v.s. ange köp- och försäljningstransaktioner i din bokföring. Utifrån anteckningarna skapas en redovisningsrapport över månadens händelser samt moms- och arbetsgivarbetalningsberäkningar, utifrån vilka skatter betalas.
Kan jag göra bokföringen själv?
Du kan, men det är värt att överväga noga. Fundera på vad du vill lägga din tid på som företagare. Bokföring regleras av många lagar och förordningar. Är du bekant med dem eller har du tid och intresse att lära dig om dem? Om du inte är insatt i lagen och gör bokföringen själv kan fel uppstå, såsom felaktiga anteckningar eller bortglömda aviseringar. Vissa skatteavdrag kan också förbises om lagstiftningen inte är på plats.
Hur väljer jag en revisionsbyrå eller revisor?
Felaktig redovisning kan orsaka mycket problem och slöseri med pengar. Därför är det en bra idé att välja en kompetent revisor eller redovisningsbyrå för ditt företag.
Det finns många fördelar med att ha en pålitlig yrkesman: förutom att ta hand om regelbundna redovisningsärenden kan du även köpa andra ekonomistyrningstjänster från dem, såsom lönehantering.
Du kan söka efter lämpliga redovisningsbyråer, till exempel: Från Finlands Ekonomistyrningsförbund, vars medlemmar är auktoriserade revisionsbyråer, vilket innebär att deras verksamhet övervakas. Du kan också hitta pålitliga kontakter från bland annat startup-center. Du kan också be andra företagare om rekommendationer om vilka tjänsteleverantörer de använder. De kan ge dig tips om hur du hittar en revisor som kan din bransch.
Det är värt att begära offerter från flera operatörer och jämföra priser och tjänsteutbud. Elektronisk mjukvara gör många arbetsmoment enklare. Gör alltid ett skriftligt avtal för de tjänster du köper.
Löneutbetalning till företagare
Företagsformen påverkar hur framgångsrik löneutbetalningen är till företagaren själv.
När du betalar dig själv lön som företagare måste du fundera över vilken typ av ersättning ditt företag har råd med. Ett företags konto ska alltid ha tillräckliga medel för att betala till exempel affärskostnader, moms och andra obligatoriska betalningar.
Storleken på din lön påverkas också av hur du planerar ditt företags ekonomi: vill du ta ut så mycket som möjligt direkt eller samla på dig företagsmedel för eventuella investeringar?
En företagare kan även betala sig själv skattefria utläggsersättningar, till exempel för körda kilometer i egen bil, samt dagtraktamenten enligt skattemyndighetens anvisningar. Telefon-, bil- eller andra förmåner är också möjliga – förutom för enskild firma som inte heller kan betala sig skattefria milersättningar.
Aktiebolag kontra företagare
Företagsformen har betydelse för hur ersättning för eget arbete utgår. Detsamma gäller om företagsägarens löneuppgifter redovisas till Inkomstregistret.
Om aktiebolaget Du kan betala dig själv lön, utdelning och förmåner. Utdelning kan endast lämnas av bolagets utdelningsbara medel. Utdelningen får inte äventyra bolagets solvens.
Utdelningsinkomst från ett onoterat bolag beskattas med kapitalinkomstskattesatsen, så att ta ut utdelning eller en kombination av utdelning och lön kan vara mer fördelaktigt för företagaren än bara lön. Observera dock att om beloppet av utdelningar som delas ut från ett onoterat bolag överstiger åtta procent av bolagets nettotillgångar, beskattas den skattepliktiga delen av utdelningen som förvärvsinkomst. Det är en bra idé att be en revisor om hjälp med skatteplanering.
Förskottsinnehållning enligt personskattesatsen och sjukförsäkringsavgifter innehålls på lönen för en FöPL-försäkrad företagare. Pensionsförsäkringsavgifter dras inte av på företagarens lön, utan du betalar FöPL-avgiften själv.
Den lön som betalas ut till ägaren av ett aktiebolag redovisas till inkomstregistret. Dessutom ska förmåner, avgifter, ersättning för arbete och andra förvärvsinkomster anmälas till inkomstregistret, vanligtvis inom fem dagar efter betalningstransaktionen. Rapporteringsskyldigheten gäller även för skattebefriade och skattepliktiga kostnadsersättningar. Du kan antingen göra det själv eller auktorisera din revisor att hantera det.
Löner och ersättningar som betalas ut till företagare i ett aktiebolag är avdragsgilla kostnader för aktiebolaget.
Företagsägare Du kan inte ta ut din egen lön, men medel som tas för eget bruk kallas för privata uttag eller uttag. Privata uttag kan göras när som helst, så länge företaget har medel att göra uttag från. Bolagets verksamhet ska därför generera intäkter. Vid uttag ska företagets solvens beaktas. Du måste till exempel se till att det finns tillräckligt med pengar kvar på kontot för att betala skatt.
Privata köp beskattas inte separat utan är en del av ditt företags räkenskapsårs vinst som du betalar inkomstskatt på. Privata köp är inte heller avdragsgilla.
Däremot dras kilometerersättningar och dagpenning av från den skattepliktiga inkomsten i deklarationen.
Privata uttag av enskild näringsidkare redovisas inte till inkomstregistret utan redovisas i deklarationen. Men om verksamheten har anställda ska de löner som betalas ut till dem anmälas till inkomstregistret.
Företagsbanktjänster
Ditt företag behöver ett bankkonto för finansiella transaktioner. Det är värt att ta hand om det direkt efter etableringen av företaget.
När du startar ett företag är en av de första sakerna du gör att öppna ett bankkonto för det. Du hittar instruktioner om hur du går tillväga på bankernas hemsidor.
För att öppna ett företagskonto behöver du bland annat ett handelsregisterutdrag som visar uppgifterna om företaget du har grundat. Dessutom kan banken kräva andra handlingar såsom bolagsordningen (aktiebolag) och affärsplan.
Det är också lämpligt för en privat företagare, det vill säga en enskild firma, att öppna ett separat konto för affärsverksamhet, eftersom det är lättare att hålla isär sina egna pengar och företagets pengar.
Omfattningen av banktjänster beror på ditt företag. Behöver du ett kreditkonto? Vem använder alla kontot? Bankerna erbjuder företag olika tjänster, till exempel elektroniska kontoutdrag. Fundera på vilka fördelar ditt företag kommer att ha.
Du behöver följande information eller dokument när du öppnar ett konto:
- företagets FO-nummer och verksamhetsbeskrivning
- en uppfattning om ditt företags framtida ekonomi – i praktiken en affärsplan
- uppskattning av framtida betalningar
- ett handelsregisterutdrag som inte är äldre än tre månader (eller om det ännu inte finns tillgängligt, en företagsetableringsanmälan och ett intyg från handelsregistret som bekräftar inlämnandet av etableringsanmälan)
- Om du har etablerat ett aktiebolag behöver du även bolagsordningen och styrelsens protokoll som visar beslutet att öppna kontot och dess användare.
- Om du har upprättat handelsbolag eller kommanditbolag krävs även en förklaring från bolagsmännen om vem som får använda kontot.
- ID-kort eller, om du använder internet, nätbanksuppgifter.
Bokslut — ekonomisk sammanfattning av året
Baserat på posterna upprättas bokslut vid räkenskapsårets slut, som inkluderar resultaträkning, balansräkning och deras noter. Bokslut är en sammanfattning av ett företags ekonomi för räkenskapsåret.
Balansräkningen visar den ekonomiska situationen på balansdagen, till exempel bolagets tillgångar och skulder. Resultaträkningen berättar i sin tur hur företagets vinst har bildats. Som jämförelse innehåller bokslutet även motsvarande information från föregående räkenskapsperiod.
Olika bilagor kompletterar beräkningen och genom att läsa dessa dokument kan du bilda dig en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation. Storleken på företaget påverkar vilken typ av noter som ska ingå i bokslutet – små och mikroföretag klarar sig med mindre i detta avseende än stora.
Enligt bokföringslagen ska bokslut upprättas inom fyra månader efter räkenskapsårets utgång. Bolagets ansvariga personer undertecknar alltid bokslutet. Bokslut är ett viktigt dokument och du behöver dem utöver beskattningen, till exempel vid ansökan om finansiering eller verksamhetstillstånd.
En enskild näringsidkare är inte alltid skyldig att lämna bokslut, men i praktiken måste han eller hon också samla in alla relevanta uppgifter och beräkningar för deklarationen.
När ska bokslut lämnas till handelsregistret?
De flesta företag ska rapportera sina bokslut till handelsregistret vid det finska patent- och registreringsverket. Bokslutet i handelsregistret är offentligt.
Privata företagare, det vill säga enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag, är dock endast skyldiga att lämna bokslut under vissa förutsättningar. För en enskild firma uppfylls dessa sällan.
Revision: för vem är det obligatoriskt?
En revision är en lagstadgad uppgift som utförs av en revisor vald av bolaget.
Det är i princip obligatoriskt för alla bokföringsskyldiga.
Revisionsberättelsen ger ett uttalande om huruvida bolagets bokslut och eventuella årsredovisningar ger riktig och tillräcklig information om dess verksamhet och om årsredovisningen och bokslutet är konsekventa.
En revisor behöver med vissa undantag inte väljas om högst något av följande villkor är uppfyllt under både innevarande och föregående räkenskapsår:
- Balansomslutningen har överstigit 100 000 euro.
- Omsättningen har överstigit 200 000 euro.
- I genomsnitt har 3 personer anställts.
Observera dock att bolagsordningen kan kräva revision även om ovanstående villkor inte är uppfyllda.
Ett aktiebolag behöver inte välja revisor. I stället är revision obligatorisk i aktiebolag, kommanditbolag, handelsbolag och kooperativ om ovan nämnda gränser överskrids. Som revisor ska en godkänd revisor, HT eller KHT, väljas.
Företagets ekonomiska svårigheter
Ett företags betalningssvårigheter börjar ofta ackumuleras gradvis. Ditt företags kassaflöde kan försvagas genom att till exempel orderstocken minskar. Det är alltid bättre att söka hjälp för tidigt än för sent.
Det finns rutiner definierade i lag för ett företags betalningssvårigheter, som är bra att känna till om behov uppstår. Alternativen inkluderar företagsrekonstruktion, konkurs och personlig insolvens.
